Informationen zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Registrierkassenpflicht

Häufig gestellte Fragen zu Vereinen & Registrierkassenpflicht

Informationen zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen

BMF Belegcheck

 

 

Registrierkassensicherheitsverordnung und Detailspezifikationen

Registrierkassensicherheitsverordnung und Detailspezifikationen Registrierkassen sind gemäß § 131b BAO durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation zu schützen. Die technischen Detailspezifikationen dieser Sicherheitseinrichtung sind in der Anlage der Anfang September 2015 zur Notifikation gemeldeten Registrierkassensicherheitsverordnung beschrieben und wurden mittlerweile über Codebeispiele für eine Übernahme bzw. Kontrolle aufbereitet. Die Codebeispiele sind frei verfügbar. Eine Anpassung der Registrierkassensicherheitsverordnung an die eIDAS-VO ändert diese Beispiele nicht.

Technische Informationen für Registrierkassenhersteller und –betreiber

Technische Informationen für Registrierkassenhersteller und -betreiber

Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Fragen & Antworten

Auf dieser Seite finden Sie Informationen in Form von “Fragen und Antworten” zur allgemeinen Registrierkassenpflicht, die frühestens mit 1. Mai 2016 zu erfüllen ist sowie zur Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) und ihren Detailspezifikationen, die im Jahr 2017 umgesetzt werden soll. Darüber hinaus wird die Verordnung des Bundesministers für Finanzen über Erleichterungen bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, bei der Registrierkassenpflicht und bei der Belegerteilungspflicht (Barumsatzverordnung) angepasst werden.

Werde ich (finanzstrafrechtlich) im zweiten Halbjahr 2016 bestraft, wenn ich meine Barumsätze nicht mittels elektronischer Registrierkasse erfasse?

Wird die Registrierkassenpflicht in der Zeit ab Juli 2016 in rechtswidriger Weise nicht erfüllt, können bei vorsätzlicher Begehung finanzstrafrechtlichen Konsequenzen drohen. Es muss von den Finanzämtern im Einzelfall geprüft werden, warum die Registrierkassenpflicht nicht erfüllt werden konnte. Das Finanzamt darf eine Geldstrafe bis zu 5.000 Euro verhängen. Wird durch die konkrete Tathandlung bereits ein anderes Finanzvergehen verwirklicht (der Versuch einer Abgabenhinterziehung genügt) sind die Strafdrohungen dieser Finanzvergehen maßgeblich.

Werde ich als Unternehmerin bzw. Unternehmer (finanzstrafrechtlich) ab dem 1.4.2017 verfolgt bzw. kann ich bestraft werden, wenn meine Registrierkasse nicht über die gesetzlich vorgeschriebene technische Sicherheitseinrichtung verfügt, die die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen sicherstellt?

Ab 1.4.2017 besteht die gesetzliche Verpflichtung, die Aufzeichnungen in einer Registrierkasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulationen zu schützen. Dazu bedarf es einer Registrierkasse, die der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) entspricht und einer Implementierung des ebenso vorgeschriebenen Manipulationsschutzes, sowie der Registrierung der Einrichtungen über FinanzOnline und einer erfolgreichen Startbelegprüfung. Bei vorsätzlicher Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Pflicht droht nach dem Finanzstrafgesetz eine Strafe bis zu 5.000 Euro. Dazu muss von den Finanzämtern (wie in jedem Strafverfahren) in jedem Einzelfall geprüft werden, warum die Verpflichtung, eine manipulationsgeschützte Registrierkasse für die Aufzeichnung der Barumsätze zu verwenden, nicht erfüllt werden konnte. Dies bedeutet auch, dass insbesondere die vorsätzliche Nichterfüllung behördlich zu beweisen ist. Von einer vorsätzlichen Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht mit Manipulationsschutz kann glaubhaft insbesondere dann nicht ausgegangen werden, wenn die Unternehmerin/der Unternehmer

• über eine Registrierkasse verfügt, die der Kassenrichtlinie entspricht und mit dieser die Einzelaufzeichnungspflicht und Belegerteilungspflicht erfüllt,
• Belege über die getätigten Barumsätze lückenlos erteilt und
• nachweist bzw. zumindest glaubhaft macht, dass sie/er die RKSV- konforme Beschaffung und/oder die Umrüstung der Registrierkasse(n) bei einem Kassenhersteller oder einem Kassenhändler bis Mitte März 2017 bereits beauftragt hat, sodass die Säumnis nicht in ihrer/seiner Sphäre gelegen ist.

Bei einem derart gelagerten Sachverhalt ist von einer finanzstrafrechtlichen Verfolgung der Unternehmerin/des Unternehmers abzusehen. Wurde durch die Tathandlung bereits ein anderes Finanzvergehen verwirklicht (der Versuch einer Abgabenhinterziehung genügt dabei), sind die Strafdrohungen dieser Finanzvergehen maßgeblich. Nach der möglichst zeitnahen Aktualisierung des Registrierkassensystems und der Beschaffung einer Signaturerstellungseinheit müssen in der Folge ohne Verzug die Initialisierung der Registrierkasse, die Erstellung des Startbeleges und die Meldung der Registrierkasse und der Signaturerstellungseinheit über FinanzOnline sowie die Prüfung des Startbeleges erfolgen.

Allgemein

Was versteht man unter der Registrierkassenpflicht?

Unter der Registrierkassenpflicht versteht man die Verpflichtung, alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen. Diese Verpflichtung besteht bei Überschreiten der Grenzen des § 131b Abs. 1 Z.2 Bundesabgabenordnung (BAO) ab 1. Mai 2016 bzw. 1. Juli 2016 (siehe auch VfGH vom 9.3.2016, G 606/2015-14, G 644/2015-14 und G 649/2015-14).

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Sie gilt für Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen (Einkunftsarten § 2 Abs. 3 Z.1 bis 3 Einkommensteuergesetz (EStG) 1988), ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro netto je Betrieb im Jahr überschreiten. Beispiele: Ärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Rechtsanwälte, Notare, Land- und Forstwirte, Apotheke, Lebensmittel- und Buchhandel, Gastronomie- und Hotelbetriebe, u. a.

Warum brauchen wir jetzt die Registrierkassenpflicht?

Zur Bekämpfung von Schwarzumsätzen und zur Hintanhaltung von Abgabenverkürzungen, zur Herstellung von Wettbewerbsgleichheit zwischen den Unternehmern.

Was versteht man unter einer Registrierkasse?

Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen dienen.

Welche Voraussetzungen muss die Registrierkasse schon im Jahr 2016 erfüllen?

Ab 1. Mai 2016 bzw. 1. Juli 2016 muss der Unternehmer eine Registrierkasse führen, die den Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL 2012) entspricht, seine Bareinnahmen mit dieser erfassen und es müssen auch Belege ausstellt werden, die den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen.

Mein Betrieb überschreitet 2016 die Grenzen, ab wann brauche ich eine Registrierkasse?

Die verpflichtende Nutzung einer Registrierkasse zum Zweck der Losungsermittlung besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden, wobei Zeiträume ab 1.1.2016 maßgeblich sind, d. h. die Registrierkassenpflicht besteht frühestens ab 1. Mai 2016 (siehe auch VfGH vom 9.3.2016, G 606/2015-14, G 644/2015-14 und G 649/2015-14). Beispiele Monatlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im Februar 2016 die Umsatzgrenzen: Registrierkassenpflicht ab 1. Juni 2016. Vierteljährlicher Voranmeldungszeitraum: Ein Betrieb überschreitet im Mai 2016 die Umsatzgrenzen: Registrierkassenpflicht ab 1. Oktober 2016. Ein umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer verkauft Ware und vereinnahmt 17.000 Euro brutto bar im Jahr/Betrieb. Es handelt sich dabei um Ware, die dem 20 %-igen USt-Satz unterliegen würde. Es besteht keine Registrierkassenpflicht, da 17.000 Euro brutto (bei 20 % Ware) – 14.167 Euro netto sind und er daher unter der 15.000 Euro netto Grenze liegt.

 Ab wann fällt die Registrierkassenpflicht weg, wenn die Umsatzgrenzen unterschritten werden?

Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände (bspw. geplante Betriebsaufgabe) absehbar, dass die Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, so fällt die Registrierkassenpflicht gemäß § 131b BAO mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg. Beispiel für den Wegfall: Es besteht ab dem Jahr 2016 Registrierkassenpflicht. Der Nettojahresumsatz im Jahr 2017 beträgt 12.000 Euro (Registrierkassenpflicht besteht auch 2017), es ist jedoch absehbar, dass auch 2018 die 15.000 Euro Grenze nicht überschritten werden wird, daher besteht bereits ab 1.1.2018 keine Registrierkassenpflicht mehr. Unabhängig davon bleiben Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht weiterhin bestehen.

Was passiert, wenn ich keine Registrierkasse nutze? Wird es Sanktionen geben, wenn ein Unternehmer seine Kasse nicht zeitgerecht aufrüstet bzw. keine Registrierkasse anschafft?

Wird trotz Überschreiten der Umsatzgrenzen bei Umsätzen beginnend mit dem Jahr 2016 keine Registrierkasse genutzt oder verfügt die Registrierkasse ab April 2017 nicht über die technische Sicherheitseinrichtung, ist dies als Finanzordnungswidrigkeit strafbar (§ 51 Abs. 1 lit. c Finanzstrafgesetz (FinStrG); Strafrahmen bis 5.000 Euro Strafe). Hinweis: Eine Übergangsregelung gibt es ab dem 2. Halbjahr 2016 nicht mehr. Weiters führt dies nach § 163 BAO zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen und kann zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen nach § 184 BAOdurch die Abgabenbehörde führen.

Wer kontrolliert, ob die Kassen den neuen Standards entsprechen?

Ob Kassen verwendet werden bzw. die Kassen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, wird durch die Organe der Abgabenbehörde kontrolliert. Die Kontrollen werden daher nicht nur von der Finanzpolizei durchgeführt.

Welche Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht gibt es?

Die Details sind im § 131 Abs. 4 BAO und in der Barumsatzverordnung näher geregelt. Die vorgesehenen Erleichterungen betreffen:

• Umsätze im Freien – (ehemalige „Kalte Hände“- Regelung; bis 30.000 Euro netto Jahresumsatz, auf öffentlichen Straßen, Plätzen ohne Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten, beispielsweise Maronibrater, Christbaumverkäufer)
• Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (beispielsweise kleine Feuerwehrfeste)
• Umsätze in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten bis zu 30.000 Euro netto pro Kalenderjahr
• Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis zu 30.000 Euro netto pro Kalenderjahr, wenn  diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird
• Buschenschankumsätze soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden und dabei 30.000 Euro netto nicht überschreiten
• Warenausgabe- u. Dienstleistungsautomaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 Euro (beispielsweise Zigarettenautomat, Tischfußballautomat)
• Fahrausweisautomaten
• Onlineshop (keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungsempfänger)

Muss ich eine Registrierkasse mitnehmen, wenn ich meine Leistung außerhalb der Betriebsstätte erbringe?

In der Barumsatzverordnung sind Erleichterungen bei der zeitlichen Erfassung der Barumsätze für so genannte „mobile Gruppen“ festgelegt worden. Darunter versteht man Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erbringen. Beispiele: (Tier-) Arzt, Friseur, Masseur, Reiseleiter, Fremdenführer. Diese müssen keine Registrierkasse mitführen, sondern können bei Leistungserbringung einen Beleg ausstellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub nachträglich erfassen.

Wie hoch sind die Kosten für eine neue Registrierkasse?

Die Kosten für die Anschaffung bzw. Umrüstung einer „einfachen“ Registrierkasse mit entsprechendem Sicherheitssystem werden voraussichtlich 200 bis 1.000 Euro betragen. Das Preisgefüge ist hier zwischen großen Bandbreiten zu sehen. Je nach Komplexitätsgrad der jeweiligen Geschäftsfälle. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer, die bisher keine Registrierkasse brauchten, haben nur sehr einfache Geschäftsfälle, die daher auch mit einfachen (und somit auch günstigen) Registrierkassen auskommen. Je komplexer die Geschäftsfälle werden und umso mehr Funktionalität gewünscht wird, desto teurer werden im Regelfall auch die Registrierkassensysteme. Beispiele für Kostenfaktoren sind etwa die Kundefrequenz (wie schnell muss ein Bon erstellt werden können), Anbindungen an verschiedene Systeme (wie Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Waagen, Schankanlagen, Bankomat etc.), Anzahl der nötigen Kassenplätze, Funktionalitäten (integrierte Kundenverwaltung, Gutscheinverwaltung, automatisches Führen eines Kassenbuches, Kassieren in Fremdwährung, …), eventuell zusätzlich nötige Hardware (Bondrucker, Barcodescanner, Geldlade, Kundenanzeige, …) oder extreme Bedingungen (Feuchte, Hitze, Kälte, …). Wir dürfen Sie jedoch um Verständnis ersuchen, dass das Bundesministerium für Finanzen keine Kaufempfehlungen in Zusammenhang mit Registrierkassen erteilen kann und wird, um Chancengleichheit und fairen Wettbewerb zu gewährleisten; seitens des Ministeriums wird es daher auch keine Zertifizierung für Kassensysteme geben. In diversen Medien wurde allerdings im Zusammenhang mit der Registrierkassenpflicht auf Hersteller bzw. Vertriebspartner hingewiesen. Wichtig ist, dass Sie sich bereits bei der Anschaffung der Registrierkasse danach erkundigen, wie Sie zur gesetzlich erforderlichen Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse kommen und was Sie das eventuell noch zusätzlich kosten wird. Darüber hinaus wird empfohlen, sich mit Ihrer Interessensvertretung in Verbindung zu setzen. Die österreichische Wirtschaftskammer bietet ihren Mitgliedern umfassende Beratung und Informationen rund um das Thema Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht unter: www.wko.at > Service > Steuern > Weitere Steuern und Abgaben > Verfahren & Pflichten im österreichischen Steuerrecht > Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Wird diese Anschaffung gefördert bzw. ist die Anschaffung steuerlich absetzbar?

Für die Anschaffung/Umrüstung kann eine Prämie von 200 Euro mit dem Beilagenformular E 108c beantragt werden. Darüber hinaus besteht eine unbegrenzte Absetzbarkeit der Kosten im Jahr der Anschaffung.

Kann die Prämie schon jetzt beantragt werden?

Die Prämie kann bereits nach Anschaffung/Umrüstung der Registrierkasse geltend gemacht werden. Nach Bearbeitung des Prämienantrages (Formular E 108c), der alle im  jeweiligen Kalenderjahr beantragten Registrierkassenprämien beinhalten soll, erfolgt dann die Gutschrift auf dem Abgabenkonto.

Was bedeutet die Belegerteilungsverpflichtung für den Unternehmer?

Der Unternehmer hat über jede empfangene Barzahlung einen Beleg, der den Anforderungen des § 132a Abs. 3 BAO entspricht, auszufolgen. Diese Verpflichtung besteht ab 1. Jänner 2016 unabhängig vom Jahresumsatz und vom Betrag der Barzahlung. Erleichterungen regelt die Barumsatzverordnung.

Was bedeutet die Belegerteilungsverpflichtung für den Kunden?

Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.

Gibt es Konsequenzen bei der Nichteinhaltung der Belegerteilungsverpflichtung für den Unternehmer?

Die Nichtausfolgung eines Belegs stellt eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG dar (Strafrahmen bis 5.000 Euro).

Gibt es Konsequenzen bei der Nichteinhaltung der Belegentgegennahmeverpflichtung für den Kunden?

Die Nichtentgegennahme bzw. Nichtmitnahme des Belegs durch den Kunden hat keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen, allerdings ist eine Kontrolle durch Organe der Abgabenbehörde möglich. Im Zuge der Kontrolle ist eine Mitwirkungspflicht des Kunden gegeben.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht und Möglichkeit der vereinfachten Losungsermittlung 

Was versteht man unter Umsätzen im Freien und welche Unternehmen kann das betreffen?

Unter Umsätzen im Freien versteht man Umsätze, die von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, jedoch nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden. In diesen Fällen kann der Unternehmer, soweit keine Einzelaufzeichnungen geführt werden, die eine Losungsermittlung ermöglichen, die Losungsermittlung mittels Kassasturz durchführen. Voraussetzung ist weiters, dass diese Art der Umsätze die Grenze von 30.000 Euro netto pro Jahr nicht überschreitet. Unter öffentlichen Orten versteht man allgemein zugängliche Orte, Plätze, etc. ohne Einschränkung auf einen bestimmten Personenkreis (Beschränkungen in Form von Eintrittsgebühren, beispielsweise bei Strandbad oder Tiergarten, sind nicht schädlich.) Unter festumschlossenen Räumlichkeiten, die dem Unternehmer zugeordnet werden können, sind feste Gebäude bzw. Räume (z.B. Geschäftslokale, Werkstätten, Lagerhallen) zu verstehen. Fest umschlossen ist eine Räumlichkeit dann, wenn sie auf keiner Seite vollständig offen ist, oder wenn sie eine dem Verkauf dienende Öffnung (Fenster) aufweist. Ein Umsatz wird in Verbindung mit einer fest umschlossenen Räumlichkeit ausgeführt, wenn einerseits das örtliche Naheverhältnis zur fest umschlossenen Räumlichkeit und andererseits auch der einzelne Umsatz in Verbindung mit einer fest umschlossenen Räumlichkeit durchgeführt wird (bspw. Umsätze im Gastgarten vor dem Gasthaus). Derartige Umsätze fallen nicht unter die Ausnahmebestimmung der Barumsatzverordnung. Wenn die „Umsätze im Freien“ in großen festumschlossenen Räumlichkeiten z.B. Einkaufzentren, Bahnhofshallen getätigt werden und diese Räumlichkeit nicht dem einzelnen Unternehmer zuzuordnen ist, kann die Erleichterung iSd § 2 Abs. 1 in Anspruch genommen werden (beispielsweise Zeitungsverkäufer in Bahnhofsgebäude). Beispiele für Umsätze im Freien:

• Beförderung von Personen mit Fiakern oder Pferdeschlitten
• Verkäufe im Freien (bspw. Christbäume, Kränze, Blumen, Maroni, Speiseeis),
• Verkäufe vom offenen Pickup oder Pritschenwagen (bspw. von Obst und Gemüse),
• Verkäufe vom im Freien stehenden Verkaufstischen (bspw. von Andenken, Neujahrsartikel),
• Verkäufe aus offenen Verkaufsbuden (Jahrmärkte, Christkindlmarkt),
• Ausschank unter Schirmen und Zeltdächern im Freien (Schneebar, Schischirme)

Bis zu einem Jahresumsatz von 30.000 Euro ist für derartige “Umsätze im Freien” weder eine Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht gegeben. Klarstellend ist anzuführen, dass bei Überschreiten eines Jahresumsatzes von 30.000 Euro mit Beginn des viertfolgernden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem die Umsatzgrenze erstmalig überschritten wurde, die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für “Umsätze im Freien” eintritt.

Unter welchen Bedingungen unterliegen Warenausgabe- u. Dienstleistungsautomaten der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungsverpflichtung?

Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die vor dem 1. Jänner 2016 in Betrieb genommen wurden („Altautomaten“) sind – soweit sie den Anforderungen der §§ 131b und 132a BAO nicht entsprechen – bis 31. Dezember 2026 von der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ausgenommen. Ein Nachrüsten solcher Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten (z. B. zwingender Belegausdruck bei bisheriger Kundenwahlmöglichkeit – bspw. Tankautomaten) ist daher vor dem 1. Jänner 2027 nicht erforderlich. Insoweit der Einzelumsatz 20 Euro nicht übersteigt, ist ein Nachrüsten für Altautomaten nicht erforderlich (§ 9 Abs. 2 BarUV). Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten („Neuautomaten“), die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden und bei denen der Einzelumsatz 20 Euro nicht übersteigt, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden und besteht weder Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- noch Belegerteilungspflicht (§ 4 BarUV). Insoweit der Einzelumsatz 20 Euro übersteigt, gilt die Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ab 1. Jänner 2017 (§ 323 Abs. 45 BAO). Beispiele für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, bei denen der Einzelumsatz 20 Euro nicht übersteigt:

• Tischfußballautomaten (Wuzzler),
• Musikautomaten (Jukebox),
• Flipper,
• Dartautomaten,
• Personenwaagen,
• Aussichtsfernrohre,
• Münzprägeautomaten,
• aber auch Zigarettenautomaten, Kaffeeautomaten, Garderobeautomaten und Imbissautomaten

Beispiele für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, wo der Einzelumsatz 20 Euro übersteigt:

• Tankautomaten
• Andere hochpreisige Waren- und Dienstleistungsautomaten

Unterliegen Fahrausweisautomaten der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht?

Fahrausweisautomaten für die Beförderung im Personenverkehr, unterliegen nicht der Registrierkassenpflicht, wenn die vollständige Erfassung der einzelnen Fahrausweise gewährleistet ist, ist damit auch die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllt. Eine gesonderte Belegerteilungsverpflichtung ist nicht gegeben. Der ausgedruckte Fahrschein gilt als Beleg, wenn er den Anforderung des § 132a BAO entspricht.

Unterliegen Onlineshops der Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht?

Betriebe

• bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungserbringer erfolgt und
• denen im Wege einer Online-Plattform abgeschlossene Vereinbarungen zugrunde liegen,

sind hinsichtlich der Umsätze bei denen die o.a. Kriterien zutreffen, von der Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO ausgenommen (§ 6 BarUV 2015). Unter Online-Plattform ist jeder Web-Auftritt zu verstehen, der durch elektronische Datenübertragung eine unmittelbare Geschäftsbeziehung zwischen Leistungserbringer und Leistungsempfänger abwickelt. Es ist dabei erforderlich, dass ein verbindliches Rechtsgeschäft im Rahmen dieser Online-Plattform abgeschlossen wird. Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht bleibt davon unberührt.

Besteht bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht?

Nach § 131b BAO bezieht sich die Registrierkassenpflicht nur auf die betrieblichen Einkünfte im Sinne des § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 1988. Demnach unterliegen Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nicht der Registrierkassenpflicht (bspw.Privatzimmervermietung), die Abgrenzung zu gewerblichen Einkünften ist in diesem Zusammenhang zu beachten. Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht bleibt davon unberührt

Praktische Beispiele zur Aufzeichnungs-, Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht

Welche Auswirkungen haben Teilzahlungen (Teil auf Ziel, Teil in bar) auf die Registrierkassenpflicht?

Wird die Lieferung oder sonstige Leistung teilweise per Erlagschein und teilweise in Bar bezahlt, so zählt die Barzahlung als Barumsatz für die Registrierkassenpflicht und damit auch für die Grenze von 7.500 Euro netto. Beispiel: Für die Leistung eines Installateurs wird eine Anzahlung in Höhe 4.000 Euro in Bar geleistet. Nach Abschluss der Lieferung und Montage – der gesamte Rechnungsbetrag beträgt 10.000 Euro – wird der Restbetrag von 6.000 per Erlagschein überwiesen. Die Anzahlung in Höhe von 4.000 Euro zählt als Barumsatz für die Registrierkassenpflicht und damit auch für die Grenze von 7.500 Euro.

Wie sind durchlaufende Posten in der Registrierkasse zu behandeln?

Durchlaufende Posten zählen nicht zum Barumsatz und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Durchlaufende Posten sind Beträge, die im fremden Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt und als solche dem Kunden gegenüber auf einer Rechnung (einem Beleg) eindeutig ausgewiesen werden (beispielsweise Rezeptgebühr, Kur- und Ortstaxe, Gerichtsgebühren, KFZ-Zulassungsgebühren, etc.). Es besteht Einzelaufzeichnungspflicht und sie können freiwillig in der Registrierkasse als Bareingang erfasst werden. Bei Belegerstellung müssen die Belege den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen und der Bareingang ist als 0 Umsatz bzw. als 0 % Umsatz in der Registrierkasse zu erfassen.

Die Konsumation beim Gastwirt wird nur einmal wöchentlich bezahlt, wie ist das zu behandeln?

Ein Kunde konsumiert laufend bei einem Gastwirt und bekommt einmal wöchentlich eine Abrechnung. Wird diese Abrechnung mit Erlagschein überwiesen, liegt kein Barumsatz im Sinne des § 131b Abs. 1 Z 3 BAO vor; wird die Abrechnung wöchentlich bar bezahlt, liegt ein registrierkassenpflichtiger Barumsatz im Sinne des § 131b Abs. 1 Z 3 BAO vor.

Wie sind der Verkauf und das Einlösen von Gutscheinen im Zusammenhang mit der Registrierkasse zu behandeln?

Der Verkauf von Wertgutscheinen zählt im Zeitpunkt des Verkaufs nicht zum Barumsatz und ist daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen, ist allerdings als Bareingang zu erfassen. Der Gutschein stellt eine Verbindlichkeit des Unternehmers gegenüber dem Kunden dar. Bei Verkauf des Wertgutscheines besteht Einzelaufzeichnungspflicht, aber es handelt sich um keinen nach dem § 131b und § 132a BAO registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Wenn der Bareingang jedoch in der Registrierkasse erfasst wird, müssen die Belege den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen und der Bareingang ist als 0 Umsatz bzw. als 0 % Umsatz in der Registrierkasse zu erfassen . Die Einlösung des Wertgutscheins gilt als Barumsatz und ist registrierkassenpflichtig. Es besteht bei der Einlösung der Wertgutscheine auch Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.

Ist eine betragliche Untergrenze für die Belegerteilungspflicht vorgesehen?

Grundsätzlich muss für jeden Barumsatz ein Beleg im Sinne des § 132a BAO ausgestellt werden. Dies gilt auch für Kleinstbeträge wie beispielsweise 50 Cent. Es gibt daher keine betragliche Untergrenze für den einzelnen Barumsatz. Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht sind nur in den Fällen bei denen eine vereinfachte Losungsermittlung zulässig ist (vgl. § 1 Abs. 4 BarUV) gegeben.

Wie ist vorzugehen, wenn ein Angestellter der Belegerstellungspflicht nicht nachkommt?

Der/die Angestellte ist Erfüllungsgehilfe und sein Handeln ist dem Unternehmer zuzurechnen.

Gilt die Registrierkassenpflicht auch für Ärzte?

Einkünfte selbständiger Ärzte fallen unter die betrieblichen Einkunftsarten des § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG1988 und damit auch unter die gesetzlichen Bestimmungen  des § 131b BAO. Für „Leistungen außerhalb der Betriebsstätte“, wie beispielsweise Hausbesuche des Arztes, sind Erleichterungen für die zeitliche Erfassung der Barumsätze vorgesehen. Für diese Barumsätze ist ein Beleg auszustellen, der unmittelbar nach Rückkehr in die Betriebsstätte in der Registrierkasse zu erfassen ist.

Behandlung von „Kassenärzten“

Leistungen der Kassenärzte an ihre Patienten, die mit den Krankenkassen verrechnet werden, erfolgen in der Regel in einer (nachgängigen) Sammelrechnung an die Krankenkasse. In diesem Fall liegen keine Barumsätze vor, weder zwischen Arzt und Patienten noch zwischen Arzt und Krankenkasse.

Behandlung von Ärzten mit Privatordination

Wenn Leistungen von Ärzten bar bezahlt werden (beispielsweise Privathonorar) und die Barumsätze die Umsatzgrenzen des § 131b BAO übersteigen, ist Registrierkassenpflicht gegeben. Wird die Honorarnote nicht unmittelbar bar bezahlt, sondern später beispielsweise mit Erlagschein überwiesen, liegt kein Barumsatz vor. Im Hinblick auf die „ärztliche Verschwiegenheitspflicht“ ist festzuhalten, dass weder bei der Registrierkassenpflicht noch bei den Beleginhalten personenbezogene Daten (z. B. Name des Patienten) aufscheinen müssen.

Wie sind Hausapotheken zu behandeln?

Rezeptgebührpflichtige Verkäufe aus der Hausapotheke stellen durchlaufende Posten dar, zählen damit nicht zum Barumsatz und sind bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Die Einzelaufzeichnungspflicht besteht.

Was gilt für Hausbesuche von Ärzten, Masseure etc.?

Für Hausbesuche (von Ärzten, Masseuren, Physiotherapeuten etc.) sind Erleichterungen für sogenannte “Mobile Gruppen” hinsichtlich der zeitlichen Erfassung dieser Barumsätze mittels Registrierkasse vorgesehen. Das bedeutet, es muss keine Registrierkasse mitgeführt werden. Bei Leistungserbringung ist ein Beleg auszustellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub nachträglich zu erfassen. Es besteht Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.

Wie sind Inkassounternehmen im Hinblick auf die Registrierkassenpflicht zu behandeln?

Inkassobüros, die für Dritte offene Forderungen in Bar kassieren, fallen hinsichtlich dieser Umsätze aus nachstehenden Gründen nicht unter die Registrierkassenpflicht:

• weil es sich nicht um einen Barumsatz handelt
• weil keine Leistungsbeziehung zwischen dem Inkassobüro und dem Schuldner besteht und die offene Forderung im Auftrag des Gläubigers eingetrieben wird.

Wie ist bei der Zustellung per Nachnahme vorzugehen?

Paketzusteller, die Nachnahmelieferungen durchführen, fallen hinsichtlich dieser Nachnahmeumsätze nicht unter die Registrierkassenpflicht. Bei der Nachnahme erfolgt keine unmittelbare Warenausgabe durch den leistenden Unternehmer und keine unmittelbare Gegenleistung (Bezahlung) durch den Leistungsempfänger, da diese Leistungen der Paketzusteller ausführt bzw. entgegen nimmt. Beim Paktzusteller besteht Einzelaufzeichnungs-, aber keine Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO für diesen Nachnahmeumsatz. Üblicherweise wird der Paketzusteller jedoch über den empfangenen Geldbetrag eine Quittung ausstellen.

Unterliegen Gemeinden der Registrierkassenpflicht?

Sind Gemeinden oder andere Körperschaften öffentlichen Rechts hoheitlich tätig, fallen sie hinsichtlich dieser Umsätze nicht unter die Registrierkassenpflicht. Wenn Gemeinden im Rahmen von Betrieben gewerblicher Art unternehmerisch tätig werden, wie beispielsweise durch den Betrieb eines Hallenbades, fallen sie mit diesen Umsätzen unter die Registrierkassenpflicht, wenn die diesbezüglichen Grenzen überschritten werden.

Ist für die Grenzen bei der Registrierkassenpflicht der Netto- oder Bruttoumsatz maßgeblich?

Die Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 und § 131 Abs. 4 Z 1 BAO bemessen sich nach dem Nettoumsatz analog den §§ 1 Abs. 1 Z 1 iVm § 4 Abs. 10 Umsatzsteuergesetz (UStG). Die Erleichterungen (keine Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht) beziehen sich jedoch nur auf die “Umsätze im Freien”.

Vorgehensweise bei „Selbstbedienungsumsätzen“

Unter Selbstbedienungsumsätzen werden Umsätze verstanden, bei denen der Kunde die Ware selbst entnimmt und anschließend durch Geldeinwurf in eine Kassabox bezahlt. Diese Umsätze sind wie Automatenumsätze zu behandeln. Aus Vereinfachungsgründen ist nur eine vereinfachte Losungsermittlung durch Auszählung und Aufzeichnung des Inhaltes der Kassabox durchzuführen. Beispiele:

• Selber Blumen pflücken/schneiden
• Selber pflücken von Obst (bspw. Erdbeeren) und Gemüse (bspw. Kürbisse)
• Selbstbedienung von einem offenen Stand gegen Einwurf in eine Box
• Selbstbedienung bei der Sonntagszeitung
• Nutzung präparierter Langlaufloipen

Sind Belege für durchlaufende Posten, Gutscheine etc. zu signieren?

Durchlaufende Posten und der Verkauf von Gutscheinen stellen keinen Barumsatz dar und sind daher bei der Beurteilung der Grenzen für die Registrierkassenpflicht nicht zur berücksichtigen (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Werden (freiwillig) Belege mittels Registrierkasse ausgestellt, müssen diese den Anforderungen an Registrierkassenbelege entsprechen. Diese sind als nicht umsatzsteuerrelevant zu kennzeichnen (Erfassung als Null-Umsatz). Wenn der durchlaufende Posten gemeinsam mit einem Barumsatz auf einem Beleg erfasst wird, dann ist auch dieser Beleg zu signieren.

Was bedeutet „handelsübliche Bezeichnung“ im Zusammenhang mit der Belegerteilungspflicht?

Bezeichnungen für Waren und Dienstleistungen, die den Erfordernissen einer Rechnung gem. § 11 UStGentsprechen, genügen jedenfalls auch im Zusammenhang mit der Belegerteilungspflicht. In Hinblick darauf, dass die Belegerteilungspflicht auch für Geschäfte zwischen Unternehmen und Letztverbrauchern die Ausstellung von Belegen verlangt, ist es zulässig, dass die „handelsübliche Bezeichnung“ weniger detailliert ist, als sie für eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, erforderlich ist. Damit wird vermieden, dass den Unternehmen im laufenden Betrieb unzumutbare Belastungen auferlegt werden. Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie zB.Speisen/Getränke, Obst, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Fachliteratur, Wäsche, Werkzeuge usw. ist aber auch im Sinne des § 132a BAO nicht zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können. Beispiele für handelsübliche Warenbezeichnungen

Werk- und Reparaturleistungen oder Serviceleistungen müssen im Grunde des § 132a BAO die dazu verwendeten Kleinmaterialien, sofern sie nur einen geringen Teil für die Erbringung der Gesamtleistung ausmachen, nicht gesondert ausgewiesen werden. Auf Wunsch des Kunden ist jedoch für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung mit der handelsüblichen Bezeichnung im Sinne des § 11 UStG auszustellen.